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Lorsqu’une nouvelle année commence, classez vos papiers de l’année d’avant. A cette fin, utilisez des boites de classement et d’archivages et notamment les boites avec dossiers suspendus sont constituée de dossiers suspendus. ajoutez une étiquette avec l’année pour vous y retrouver. Continuez à utiliser une couleur par thème ( factures, finance, logement, assurance… ) dès lors que, vos boites de classement et d’archivage installées, réservez-leur une étagère dans le milieu professionnel. Si vous suivez de nombreuses affaires ou que vous occupiez des papiers de toute votre famille, optez pour un meuble de classement. Ces meubles à tiroirs sont dotés de dossiers suspendus bien pratiques pour gérer facilement chaque thème.
Parce que c’est le document qui servira de référence au registre de l’état civil, l’acte d’arrivée sur terre est fabriqué en s’aidant de plusieurs personnes différentes qui remplissent deux documents distincts. D’abord, le médecin ou la sage-femme actuels à la naissance répondent à ce qu’on nomme le constat d’arrivée sur terre. Celui-ci contient le lieu, le délai et l’heure de la naissance de votre enfant en plus de son nique. Il a aussi le prénom et le nom de famille de la mère, son lieu d’arrivée sur terre et son adresse. Finalement, le constat de naissance contient le nom et l’adresse de l’hôpital où l’enfant est né. Ce constat est imprimé en deux types, le premier est envoyé au directeur de l’état civil, le second est remis aux parents en même temps que le questionnaire de déclaration de naissance.
Nous ne sommes plus dans un monde cent pour cent physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut sembler rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous permettront de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner l’ensemble de vos papiers papiers, c’est cependant plus efficace ( et plus respectueux pour les alentours ) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se recentrent sur les papiers dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur l’espace personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : cependant, il s’agit d’un point positif pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le volume de documents à conserver rétréci d’année en année !
Pour bien classer, il faut faire la différence entre les papiers courants et les autres dossiers. Les documents courants sont ceux qui sont consultés souvent et qui doivent ainsi se trouver dans un endroit facilement accessible. Les papiers qui sont consultés pas souvent peuvent être classés dans des cartons ou tout en haut d’une étagère. Voici quelques types de rangement pour les différents types de papier : Les chemises à soufflet sont utiles pour mettre de coté les papiers volumineux. Une chemisette permet ainsi de classifier différents documents concernant un seul sujet ( exemple : tous les papiers concernant la construction d’un lieu de vie ).
Au peu, chaque jour, quand vous rentrez chez vous, avec votre courrier dans les mains, vous faites déjà un premier tri : vous ouvrez votre courrier et placez ce dernier soit dans la bannette « à traiter », soit dans la bannette « à classer ». Rien de plus déprimant que de passer chaque jour à côté d’une qu’une pile de courriers non ouverts ! Lors de votre séance hebdomadaire, il ne vous reste plus qu’à traiter la première ( pile ) et à ranger la 2nd. Et hop ! Facilitez-vous la vie aussi en attribuant un code couleur par grand secteur : vert pour la santé, gris pour la banque, rose pour les enfants, à votre convenance… Vous gagnerez du temps.
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