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Pour gagner de la place dans vos placards et dans votre bureau, choisissez le classification électronique. Mais, qu’est ce que le tableau électronique ? Le tableau électronique est un système de conservation de vos données personnelles ( photos, factures, preuves d’achat… ) sur un format numérique. Pour quelques euros par mois, vos données seront conservées sur un disque dur extérieur et accessible par internet. Cette solution est très sécurisante. Un incendie ou une effraction est toujours possible eCette solution est aussi très sécurisante. En effet, un incendie, une effraction ou d’autres circonstances peuvent vous faire perdre tous vos précieux papiers. Il est donc plus prudent de garder vos papiers importants dans 2 endroits différents : votre ordinateur et un site externe.
Parce que c’est le document qui servira de référence au registre de l’état civil, l’acte d’arrivée sur terre est fabriqué avec l’utilisation de plusieurs personnes différentes qui remplissent deux documents distincts. D’abord, le médecin ou la sage-femme actuels à la naissance répondent à ce qu’on nomme le constat d’arrivée sur terre. Celui-ci contient le lieu, la date et l’heure de la naissance de votre enfant en plus de son baise. Il a aussi le prénom et le nom de famille de la mère, son lieu d’arrivée sur terre et son adresse. Finalement, le constat d’arrivée sur terre contient l’appelation et l’adresse du centre hospitalier où l’enfant est né. Ce constat est avec des motifs imprimés en deux types, le premier est envoyé au aux autorités concernés, le second est remis aux parents au même moment que le formulaire de déclaration d’arrivée sur terre.
Nous ne sommes plus dans un monde 100% physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais aussi quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut s’avérer rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous permettront de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la globalité de vos documents papiers, c’est cependant plus efficace ( et plus respectueux pour les alentours ) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
Sur la toile, vous pouvez très facilement trouver le délai de conservation qui s’applique à chacun de vos documents : il est important de se renseigner pour ne pas trouver de difficultés plus tard ! dès lors que vous êtes en pleine possession de chaque ces infos, vous pouvez débuter le rangement. dans un premier temps, comme la plupart des personnes, vous avez à tous les coups des papiers en attente de tableau. Pour éviter de les perdre ou d’omettre leur rangement, réservez-leur un environnement, en installant par exemple une corbeille sur votre bureau.
Idéalement, il est recommandé de réaliser un archivage de certains documents au minimum une fois annuellement. Les dossiers archivés sont rangés soigneusement dans des cartons par date ou par ordre alphabétique et par thème. Là encore, il est nécéssaire de lancer une couleur par thème. Voici un exemple de rangement en détail : Chemise rose pour les factures, jaune pour les finances, de couleur bleue pour les assurances…Classement par ordre : ordre alphabétique de a à z ou par date ( par mois, et ensuite par année ). Cela permet de faire facilement la distinction entre les documents plus et plus anciens.
Trier et contrôler ses papiers administratifs est une tâche bien ennuyante pour tout le monde ( ou quasi ) ! Personne n’aime s’y coller. Pourtant, on vient de le dire, c’est une activitée incontournable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « relativement » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je envisage d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien une heure le vendredi matin à 9h. Pensez aussi à numériser vos papiers au format pdf et à remplir les fichiers sur votre disque dur.
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